Alla sidor i medlemssystemet är uppbyggda enligt en given struktur.
Högst upp finns huvudmenyn. Den innehåller alltid Organisation, Turneringar, Statistik, osv. Längst till vänster, med gul text, visas var du är just ni och där finns även åtgärder du kan göra där du är nu.
Nedan visas tex Linköpings ASS, och för man muspekaren över klubbnamnet så visas exempelvis, ändra klubbuppgifter.Under menyn finns även en rad som visar var du befinner dig i medlemssystemets struktur.
Ex: >> Sveriges schackförbund >> Östergötlands Schackförbund >> Linköpings ASS
Du kan klicka på varje organisationsdel för att snabbt ta dig uppåt/tillbaka i strukturen.
Under ovan beskrivna rad så kommer själv innehållet för den funktion du är inne på. Tex presentationen av en klubb:
 |
De blå knapparna är ofta presentation av olika information gällande klubben. Tex visa förtroendevalda. De gröna knapparna är funktioner som endast riksadministratörer (typiskt kanslipersonalen) har tillgång till.
Listan har varannan rad i olika färg för att du lätt ska kunna orientera dig i listan. Lägger du muspekaren över en rad markeras denna i en tredje färg för att du lätt ska se vad du klickar på. Klickar du på en medlem så kommer du till presentationen av medlemmen på en ny sida och kan där göra nya val. Dessa listor kan sorteras på de rubriker som finns genom att klicka på rubriken. Är listan lång kan det ta någon sekund att sortera om den, men oftast sker det direkt.
- Riksförbund – Finns ett i systemet: Sveriges Schackförbund. Under Sveriges Schackförbund finns distrikten.
- Distrikt – Distrikten ligger under Sveriges Schackförbund. Distrikten består klubbar.
- Klubb – En klubb ligger under sitt distrikt och har medlemmar som är enskilda personer. En person kan vara medlem i flera klubbar, dock endast huvudmedlem i en klubb.
- Medlem – En medlem är en person. En medlem tillhör alltid en huvudklubb så länge den är aktiv. En medlem kan vara medlem i fler klubbar än huvudklubben samtidigt. Det är dock endast huvudklubben som får ändra medlemmens kontaktuppgifter. Andra klubbar än huvudklubben får registrera medlemmen som medlem i sin klubb. En person blir automatiskt huvudmedlem i den första klubben som registrerar personen som medlem i sin klubb. Om en person inte löser medlemsskap i sin huvudklubb under två verksamhetsår så blir medlemmen automatiskt medlem den klubb som först registrerar personen som medlem i sin klubb.
- Verksamhetsår – Verksamhetsår är ett mycket centralt begrepp i detta system och när det gäller bidragsansökningar. Både riksförbundet, distriktet och klubben har sitt egna verksamhetsår. Ett verksamhetsår sträcker sig ifrån ett startdatum till slutdatum och är ett år. Exempelvis 2009-01-01 – 2009-12-31 eller om man har delat verksamhetsår 2008-07-01 – 2009-06-30. Verksamhetsåret matas in en gång för ett distrikt/klubb och medlemssystemet räknar sedan ut det aktuella verksamhets allt efter som tiden går.
- Medlemsskap i klubb – Klubben registerar sina medlemmar för ett verksamhetsår. Det betyder att för att medlemmen ska vara medlem i en klubb så måste det finnas ett betalningsdatum eller datum för aktiv handling att man vill vara med i klubben registrerad i medlemssystemet för det aktuella verksamhetsåret. Det går inte att registrera flera medlemskap under samma verksamhetsår, i så fall ändras betalningsdatumet för en gammal tidigare för verksamhetsåret. Vill man registera träningsavgifter, lägeravgifter och andra avgifter för en medlem så kan man göra det genom att registera betalningar. Har en medlem varit medlem i en klubb tidigare och du vill lägga till den som medlem för ett nytt verksamhetsår, så går du in på medlemmen och väljer lägg till medlemskap. Du behöver inte lägga till en medlem igen i systemet utan du lägger endas till medlemskap för ett verksamhetsår.
Rättigheter och roller
- Ifrån början är alla medlemmar just bara medlemmar och har rätt att se uppgifter om sig själva och medlemmarna i den egna klubben. En enkel medlem kan inte se uppgifter om medlemmar i andra klubbar och kan inte ändra uppgifter i den egna medlemmen. För att en medlem ska kunna logga in i medlemssystemet så behöver en administratör säkerställa att medlemmen har en epost-adress samt när den är inne på medlemmen i medlemssystemet klicka på knappen “Skicka nytt lösenord”. Då skickas nya kontouppgifter samt information om hur man loggar in i medlemssystemet till medlemmens epostadress. Väl inloggad kan en medlem ändra sitt lösenord. Inga lösenord sparas i klartext i medlemssystemet och ingen kan utläsa ett satt lösenord som sparats.
- En klubbadministratör kan ändra klubbens uppgifter och uppgifter om klubbens medlemmar. Den kan även starta och administrera klubbturneringar.
- En distriktsadminstratör kan ändra distriktets och alla ingående klubbar i distrikts uppgifter och uppgifter om deras medlemmar. Den kan även starta och administrera distriktsturneringar.
- Det finns även en distriktsadministratör med bara läsrättigheter på denna nivå.
- En riksadministratör kan ändra alla distrikts och alla ingående klubbars uppgifter. Kort och gått allt.
- Det finns även en riksadministratör med bara läsrättigheter på denna nivå.
- Utöver det finns den olika klubb/distrikts/riksroller man kan ge medlemmar. Som styrelsemedlem, sekreterare, kassör, lagledare för ett lag i en turnering etc.
Alla dessa uppgifter hanteras för en medlem genom att gå till medlemssidan och klicka på Roller. En roll gäller tills vidare och en administratör måste avsluta rollen för att den inte ska gälla längre.
Exempelbild över administrationen nedan.
För att du ska kunna lära dig systemet och test olika funktioner utan att behöva tänka på om det påverkar något så finns en test/utbildningsversion av medlemssystemet. Man kommer dit genom att klicka på Hjälp och sedan Test/utbildning i menyn Allt du gör där tas bort varje natt då nya data från det riktiga systemet kopieras över till utbildningssystemet. All funktionalitet är identisk med den riktiga förutom att inga mail skickas ut från test/utbildningsversionen. För att du ska vara säker på var du är, så är färgen längst ner på sidan grön i test/utbildning, jämfört med blå i det skarpa systemet.
